İş Yönetimi ve Planlama Nedir?

Şantiyede Planlama ve İş Yönetimi

Ülkemizde planlama şantiyelerde giderek önem kazanan bir organizasyon olmuştur. Eskiden şantiyelerde, biraz teknolojinin eksikliği ve birazda tecrübe noksanlığı sebebiyle işler apar topar ve tahmin edilen maliyetlerinin çok çok üzerinde tamamlanıyordu. Burada yapılan işi biraz daha kabul edilebilir normlara çekmek için sadece tecrübe noktasında takviye yapıla bilinirdi. İşlerin kompleks olması ve şantiyede amiyane tabiriyle “karambol” denilen ortamların oluşması nedeniyle yapılan imalatların yapım süreleri, maliyetleri ve kaliteleri kontrol dışında kalırdı.

Günümüzde gelişen teknoloji, yapılan işleri kayıt altında tutmak, yapılacak işler hakkında tahminler yürütmek ve bir takım önlemleri almayı mümkün kılmıştır. Planlama mühendisliği bu noktada şantiyeler için bir rehber, metodoloji, yol haritası…v.s. olmuştur. Fakat ülkemizde bunun önemi halen tam olarak anlaşılamamıştır. Bir çok şirket planlama departmanlarını “modayı takip eder gibi” organizasyonlarına katmıştır.

Kurumsal yabancı şirketlerde çalışmış arkadaşlarım dediklerimi teyit edeceklerdir. Yurt dışında yapılan işlerin ne kadar planlama odaklı olduğunu bilirler. Çünkü bütçesiyle entegre olmuş, senaryosu sağlam kurulmuş bir hedef iş programı çok kompleks bir şantiyede bile maliyetleri ve işin süreç sel gelişimini kontrol altında tutmaya yarar. Bu şirketler planlama departmanlarını üst yönetim tarafından tam anlamıyla destekledikleri için işin meyvelerini toplayabilmiştir.

Ülkemizde bulunan üst yönetimler böyle bir sıkıntıya vakıftırlar fakat planlama departmanlarını yeterli miktarda destekleyememişlerdir. Yeterli miktarda destek görmediğinden dolayı bölümden yapılan raporlamalar ya eksik ya da yanlış olmuştur. Bu da şantiyelerde çok etkin olmayan zayıf planlama departmanların oluşmasına neden olmuştur.

Üst yönetim tam anlamıyla planlamayı etkin kılmak için ne yapmalıdır?

Şantiye yönü ile planlamayı inceleyecek olursak, planlama bölümü, kalite kontrol ve iş güvenliği gibi şantiye çalışanlarının direkt ilgili olduğu bölümdür. Siz kaliteyi sadece bir bölüme hapsederseniz, o bölüm dışında her noktada kalitesizlikle karşılaşmanız mümkün olur. İş güvenliği ve planlama da böyledir. Kaliteli bir şantiye çalışanı bu üç konuda kendisine verilen direktifleri kayıtsız şartsız yerine getirendir. Ancak bu noktadan sonra yapılan işin kalitesi hakkında güven sahibi olabiliriz. Şantiyelerde çalışmış bir çok eleman “ben yaptım, oldu! Kalite de neymiş? Ya da maliyeti buymuş ! ” demeyi sever. Bu tarz insanların çoğunluğu kalite yönetimi, planlama ve iş güvenliği prosedürlerini teferruat olarak değerlendirir. Bu konular hakkında çalışmayı sevmezler. Sahada ellerini arkadan bağlayıp dolaşmak daha çok işlerine gelir. Evrak işlerini ikinci plana atarlar. Sahada görünmek her zaman çalışıyor görünmekle doğru orantılı olmuştur. Bu nedenle teknik ofis ve planlama çalışanları çoğunlukla çalışmıyor gibi algılanmıştır. Bu noktada teknik ofis çalışanlarının da hatası bulunmaktadır. Daha sık sahaya çıkarak hem yapılan işe daha çok hakim olurlar hem de bu olumsuz yargıdan kurtulabilirler.

Merkez ofis anlamında bu bölümün şirketin ne kadar hayati bir organ olduğunu diğer bölümlere, özellikle proje yöneticilerine bildirilmelidir. Aksi halde faaliyetlerinden kimsenin bir şey anlamadığı ama kalite standartlarınca olması gereken bir departman olur. İş programları ve bütçeleri işverenlerin idare edildiği bir evrak olmamalıdır. Bu yaklaşımdan öncelikle şirketlerin üst yönetimi uzak durmalıdır.

Ayakları yere basan bir iş programı nasıl oluşturulur?

Şantiyelerde planlama yaparken yönetici şeflerin iş programına olan duyarsızlıklarının tek ilacını merkezden yapılacak iş programı olarak görürdüm. Merkezde görev aldığımda da ne kadar yanıldığımı anladım.
Eğer bir iş programının proje yönetimince dikkate alınması isteniyorsa, iş programının hazırlanması sırasında proje yöneticileri aktif olarak rol almalıdır. En azından kafalarında kurdukları proje senaryosunu planlama şefi ya da mühendisi ile paylaşmalıdır. Aksi takdirde uygulanmayan bir iş programına sahip olunur. Eğer bu ortaklık oluşturulursa hem sağlam bir bütçe hem de iyi bir senaryosu olan iş programı elimizde olur. Maliyetlerimizi de kontrol altına alabiliriz. İyi bir kaynak planlaması yaparak süreçlere istediğimiz şekilde müdahale edebiliriz.